ERD, Normalisasi dan Cara menggunakan Ms. Access

 Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Halo temen-temen! Balik lagi sama aku Febiola Anggita..

Nah di blog kali ini aku bakal membahas tentang materi ERD, Normalisasi dan Cara Menggunakan Microsoft Access.

Okey, pertama-tama kita bahas mengenai ERD yaa!

Entity Relationship Diagram atau disingkat ERD merupakan model entity yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta "dunia nyata" yang kita tinjau.

Kalau menurut Sukamoto dan Shalahuddin di tahun 2018, ERD adalah bentuk paling awal dalam melakukan perancangan basis data relasional.

Di bawah ini merupakan contoh ERD :

Di ERD memiliki komponen, komponen nya meliputi entity, relationship, atribut dan sebagainya.

• Entitas merupakan suatu kumpulan object atau sesuatu yang dapat dibedakan atau dapat diidentifikasi secara unik. Entitas juga merupakan kumpulan entitas yang sejenis atau disebut entity set.

                Entity Set terbagi atas :

1. Strong entity set yaitu entity set yang satu atau lebih atributnya digunakan oleh entity set lain sebagai key. Digambarkan dengan empat persegi panjang.
2. Weak entity set yaitu yang bergantung terhadap strong entity set. Digambarkan dengan empat persegi panjang bertumpuk.

• Relationship yaitu hubungan yang terjadi antara satu entitas atau lebih.
• Atribut, kumpulan elemen data yang membentuk suatu entitas.

                Jenis - jenis Atribut

1. Key, yaitu atribut yang digunakan untuk menentukan suatu entity secara unik.
2. Atribut simple, yaitu atribut yang bernilai tunggal.
3. Atribut Multi Value, yaitu atribut yang memilki sekelompok nilai untuk setiap instan entity.
   
   
   
   Gambar diatas ini yang menjadi atribut key nya yaitu NIP lalu Tgllahir dan Nama merupakan atribut simple, sedangkan Gelar merupakan contoh atribut multivalue.
   
   
4. Atribut Composit, yaitu atribut yang terdiri dari beberapa atribut yang lebih kecil yang mempunyai arti tertentu. Contohnya yaitu atribut nama pegawai yang terdiri dari nama depan, nama tengah dan nama belakang.
5. Atribut Derivatif, yaitu atribut yang dihasilkan dari atribut yang lain. Sehingga umur yang merupakan hasil kalkulasi antara tanggal lahir dan tanggal hari ini. Yang nantinya keberadaan atribut umur bergantung pada keberadaan atribut tanggal lahir.

Mapping Cardinality

Banyaknya entity yang bersesuaian dengan entity yang lain melalui relationship.

Jenis - jenis Mapping :

- One to One

- Many to One atau One to Many

- Many to Many

Tahapan pembuatan ERD :

1. Identifikasi dan tetapkan seluruh himpunan entitas yang akan terlibat
2. Tentukan atribut key dari masing-masing himpunan entitas
3. Identifikasi dan tetapkan seluruh himpunan relasi antar himpunan entitas yang ada beserta foreign key-nya
4. Tentukan derajat/kardinalitas relasi untuk setiap himpunan relasi
5. Lengkapi himpunan entitas dan himpunan relasi dengan atribut bukan kunci.

Nah sudah membahas tentang ERD, sekarang lanjut bahas mengenai Normalisasi yuk!

Normalisasi atau normalize merupakan salah satu cara pendekatan atau teknik yang digunakan dalam membangun desain logic database relation dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standard. Tujuan nya agar menghasilkan struktur tabel yang normal atau baik.

Teknik normalisasi merupakan upaya agar desain logik tabel-tabel berada dalam bentuk normal (normal form) yang dapat didefinisikan dengan menggunakan fungsi (functional dependency).

Bentuk Normalisasi

Aturan-aturan normalisasi biasa dinyatakan dalam istilah bentuk normal. Nah bentuk normal adalah suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi atau tabel-tabel dalam database dan biasa harus dipenuhi oleh relasi atau tabel tersebut pada level-level normalisasi.

Relasi dapat dikatakan dalam bentuk normal tertentu jika memenuhi kondisi tertentu juga. Beberapa bentuk normalisasi diantaranya adalah bentuk tidak normal (unnormalize), bentuk normal pertama (1NF), bentuk normal kedua (2NF), normal ketiga (3NF) dan seterusnya.

• Bentuk Tidak Normal (unnnormalize)

Bentuk tidak normal yaitu kumpulan data yang direkam tidak ada keharusan dengan mengikuti suatu format tertentu.

Di bentuk tidak normalisasi terdapat repeating group, sehingga pada kondisi ini data menjadi permasalahan dalam melakukan manipulasi data (insert, update dan delete) atau biasa disebut anomali.

Contoh dari Bentuk Tidak Normal (unnormalize)

 

• Normal Pertama (1 NF)

Di tabel sebelumnya, data tersebut belum normal sehingga harus diubah kedalam bentuk normal pertama dengan cara membuat baris berisi kolom jumlah yang sama dan setiap kolom hanya mengandung satu nilai.

Bentuk normalisasi pertama (1 NF) ini mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk file daftar atau rata (flat file), data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai-nilai dari field-field berupa nilai yang tidak dapat dibagi-bagi lagi.

• Normal Kedua (2 NF)

Di perancangan database relational tidak diperkenankan adalah partial functional dependency kepada primary key, karena dapaat terjadinya anomali.

Oleh karena itu tahap normalisasi pertama  akan menghasilkan bentuk normal kedua (1 NF) yang dapat didefinisikan seperti berikut :

- Normalisasi kedua (2NF), suatu relasi memenuhi relasi kedua jika dan hanya jika relasi ini memenuhi normal pertama dan setiap atribut yang bukan kunci (non key) bergantung secara fungsional terhdapa kunci pertama (primary key).

- Bentuk normal kedua ini mempunyai syarat yaitu bentuk data yang telah memenuhi kriteria bentuk normal pertama.

- Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsional pada kunci utama (primary key), sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field.

• Normal Ketiga (3 NF)

Di perancangan database relational ini tidak diperkenankan adanya transitive dependency, karena dapat berdampak terjadinya anomali. Oleh karena itu harus dilakukan normalisasi tahap ketiga (1 NF) yang dapat didefinisikan sebagai berikut :

- Normalisasi ketiga ( 1 NF) yaitu suatu relasi memenuhi normal ketiga jika dan hanya jika relasi tersebut memenuhi normal kedua dan setiap atribut bukan kunci (non key) tidak mempunyai transitive functional dependency kepada kunci utama (primary key).

- Bentuk normal ketiga (3 NF) ini relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan kunci utama tidak punya hubungan transitif.

- Artinya setiap atribut bukan kunci harus bergantung hanya pada primary key secara keseluruhan, dan bentuk normalisasi ketiga sudah didapat tabel yang optimal.

Konsep Ketergantungan (dependency)

Ketergantungan (dependency) merupakan konsep yang mendasari normalisasi. Dependency menjalankan hubungan antara atribut atau secara lebih khusus menjelaskan nilai suatu atribut yang menentukan nilai atribut lainnya. Dependency akan mencari acuan untuk pendekomposisian data ke dalam bentuk paling efisien.

1. Functional Dependency

Ketergantungan fungsional (functional dependency) adalah suatu kondisi dimana satu atribut atau beberapa atribut dari suatu relasi yang keberadaannya bergantung pada atribut lain.

Ketergantungan fungsional didefinsikan sebagai berikut :

- Suatu atribut Y mempunyai ketergantungan fungsional terhadap atribut X jika dan hanya jika setiap nilai X berhubungan dengan sebuah nilai Y. Definisi tersebut biasanya dituangkan dalam bentuk notasi : X --> Y.

Sebagai keterangan mengenai notasi diatas bahwa sebelah kiri notasi disebut determinant, sedangkan bagian sebelah kanan disebut dependent.

Relasi ini mengandung atribut kode_barang, nama_barang, harga dan qty.

Artinya kode_barang secara fungsional menentukan nama_barang, telah terlihat bahwa untuk kode_barang yang sama dan nama_barang juga sama, sehingga kode_barang -> nama_barang 2. Dependency Transitive

2. Dependency Transitive

Ketergantungan transitive (Dependency transitive) adalah ketergantungan secara fungsional suatu atribut kepada atribut kepada atribut lainnya melalui atribut yang lain pula.

Misalnya R adalah relasi yang memiliki 3 atribut A, B dan C yang memilki ketergantungan fungsional :

A -> B

B -> C

Artinya fungsional dependency -> C disebut dependency transitive.

Pada relasi di atas terdapat ketergantunga transitif antara no_faktur -> kode_pelanggan dan kode_pelanggan -> nama, sehingga dapat dinotasikan no_faktur -> kode_pelanggan -> nama

3. Trivial Dependency

Ketergantungan trivial (trivial dependency) terjadi apabila suatu relasi terdapat banyak set fungsional dependency, maka dapat dilakukan penghapusan trivial dependency, misalnya relasi sebagai berikut :

Suatu trivial fungsional dependency jika dan hanya jika bagian sebelah kiri, maka himpunan tersebut ditulis sebagai berikut :

{no_faktur, kode_barang} -> no_faktur.

Sebaliknya, non trivial fungsional dependency adalah fungsional dependency bukan trivial dan yang sebetulnya adalah bentuk integrity rules / constrains (aturan-aturan integritas).

Berikut merupakan penjelasan mengenai Normalisasi, sekarang kita akan membahas bagaimana cara menggunakan microsoft access ya !

Cara menggunakan microsoft access :

Microsoft Access adalah program aplikasi yang berguna untuk membuat, mengolah dan mengelola database.

Secara umum Microsoft Access terdiri dari :

-Table

- Database

- DBMS

- RDBMS

- Query

- PrimaryKey

- DDL dan DML

- Field

- Record

- SQL, dan lain-lain

Tahap-tahap dalam menggunakan Ms. Access sebagai berikut :

1. Tahap awal yaitu buka terlebih dahulu Ms. Access, lalu beri nama database dan pilih tempat folder penyimpanan lalu create/buat.
2. Setelahnya akan muncul worksheet, setelahnya kita ubah tampilannya menjadi design view pada menu View dan pilin design view.
3.  Jika sudah maka nanti akan muncul dialog box yang berfungsi untuk kita dapat merubah nama table sesuai dengan yang kita inginkan.
4.  Setelah table tersimpan, sekarang kita akan /mengisi field pada tablenya.
5. Pada bagian table ini ada beberapa bagian struktur seperti : Field Name, Data Type, dan Description.
6. Pada bagian field properties juga dapat kita sesuaikan dengan kebutuhan. Semisalnya ingin merubah field size nya ataupun pada type data juga dapat disesuaikan.
7. Setelah nya kita isi bagian table nya dengan mengubah tampilan viewnyaq menjadi Data Sheet View dengan mengklik pada menu View lalu pilih Data Sheet View.
8. Dan setelahnya dapat kita isi fieldnya.

Nah sekian penjelasan mengenai ERD, Normalisasi dan Cara menggunakan Ms. Access.

Mohon maaf jika ada kesalahan dalam penulisan, semoga bermanfaat!

[Website IT-PLN : https://itpln.ac.id]